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Elternportal am GymP

Seit Februar 2019 nutzen wir ein Online-Portal, das in der Kommunikation zwischen Eltern und Schule neue Wege geht. Dabei erweitert das Elternportal das sogenannte Infoportal, das ähnlich wie ein Intranet seit vielen Jahren für Lehrkräfte eingeführt und nicht mehr aus unserem Lehrkräfte-Alltag wegzudenken ist. Die dem Infoportal zugrunde liegende Datenbank wird in Teilen mit benutzt, so dass sich für verschiedene Verwaltungsangelegenheiten eine Aufwandserleichterung sowohl auf Eltern- wie auch auf Schulseite einstellt.

Beispielsweise gibt es eine Funktion, mit der man sein Kind krankmelden kann. Dabei ist ein Formular voreingestellt, dass alle relevanten Informationen abfragt. Diese lassen sich per Klick in das Verwaltungssystem für Schülerabsenzen übertragen. Die Krankmeldung via Elternportal gilt als schriftliche Krankmeldung. Dadurch sind erstens unsere Sekretariatskräfte entlastet, nämlich beim Eintrag der Absenz in der oft heißen Telefonphase vor 7.50 Uhr, und zweitens die Klassenleitungen, weil sie immer weniger schriftliche Entschuldigungen nachkontrollieren müssen. Wir freuen uns darüber, dass bereits ab der zweiten Woche nach der Einführung mehr Krankmeldungen via Elternportal gesendet wurden als je zuvor via ESIS und dass sich in den ersten vier Wochen mehr als 60% der möglichen Nutzer registriert hatten. Eltern können in ihrem Account zudem einsehen, für welche Tage ihre Kinder krank gemeldet wurden. Die Liste ist das gesamte Schuljahr lang einsehbar und schafft also einen guten Überblick für die Familien.

Auch die Versendung der Elternschreiben erfolgt via Elternportal. Hier ändert sich gegenüber ESIS in der Funktionalität, dass die Elternbriefe eines Schuljahres weiterhin einsehbar bleiben und so im Elternportal eine Nachlesemöglichkeit besteht. Daher werden die Elternschreiben in Zukunft auch nicht mehr in ein Archiv auf die Webseite gestellt und der Versand über ESIS wird zum Ende des Schuljahres eingestellt.

Eine weitere Verbesserung im Service ist die Funktion „Sprechstunden buchen“. Auch dies erfolgte bisher ggf. telefonisch über das Sekretariat. Die Möglichkeit, eine Anfrage von Elternseite direkt zu beantworten, verkürzt hier die Kommunikationswege.

Im Bereich Service finden Eltern zudem Informationen, die im Alltag hilfreich sind, etwa eine Ansicht des Stundenplans für die Klasse ihres Kindes. Außerdem sind Termine für Schulaufgaben und angesagte Leistungsnachweise vorab und für Stegreifaufgaben im Nachhinein einsehbar, so dass nachvollziehbar ist, wann eine Note vergeben wurde. Der Vertretungsplan wird weiterhin über die bisher benutzte App und den Link auf der Website publiziert, sodass er von allen Mitgliedern der Schulgemeinschaft eingesehen werden kann – auf das Elternportal haben ja nur Eltern Zugriff.

Die bisher beschriebenen Serviceverbesserungen rechtfertigen aus unserer Sicht den Aufwand, umfangreich die rechtlich nötigen Datenschutzerklärungen einzuholen. Alle Erziehungsberechtigte müssen nämlich einwilligen und zudem die über 14-jährigen bzw. über 18-jährigen Schülerinnen und Schüler.

Sobald ein Großteil der Elternschaft das System nutzt, können wir auch die Online-Buchungsmöglichkeit für Elternsprechtage in Funktion setzen.