Informationen zur Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO
Ergänzend zu den allgemeinen Datenschutzhinweisen unserer Schule möchten wir Sie über die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams in der Version Microsoft Office 365 Pro Plus informieren:
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Für die Datenverarbeitung ist die jeweilige Schule verantwortlich, deren Kontaktdaten Sie auch im Briefkopf finden:
Gymnasium Puchheim
Bürgermeister-Ertl-Str. 11
82178 Puchheim
089 890 2500
Nachricht an das Sekretariat der Schule schreiben…
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Wir möchten Sie auf die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Schule hinweisen, die Sie auch in den Datenschutzhinweisen unserer Schulhomepage finden können:
Behördliche(r) Datenschutzbeauftragte(r) der/des Gymnasiums Puchheim
– persönlich –
Bürgermeister-Ertl-Str. 11
82178 Puchheim
0898902500
Nachricht an den Datenschutzbeauftragten der Schule schreiben…
Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten
Die Schule verarbeitet die personenbezogenen Daten im Rahmen von Teams für schulische Zwecke. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist eine Einwilligung der betroffenen Personen.
Empfänger von personenbezogenen Daten
Schulinterne Empfänger (Schulleitung und von der Schulleitung beauftragte Schul-Admins mit Benutzerverwaltungsrechten, Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler der eigenen Lerngruppe(n)) nach den konkret zugewiesenen Berechtigungen innerhalb der Schule.
Zur Bereitstellung und Nutzung von Microsoft Office 365 Pro Plus ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 18 DSGVO). Die Schule bedient sich folgender Auftragsverarbeiter:
- Firma co.Tec GmbH, Traberhofstraße 12, 83026 Rosenheim. Die allgemeinen Datenschutzhinweise finden Sie unter https://www.cotec.de/datenschutz.
- Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung durch co.tec:
Anzeigename, Familienname, Vorname, Externe ID, Klasse, Kurse, Kursjahr bzw. Schuljahr, E-Mailadresse, Technische Protokolldaten, Benutzername, Personenrolle, Person, Benutzergruppe, Benutzerzugang (aktiv, gesperrt), Sprache, E-Mailadresse, Letzte Anmeldung, Office 365 Tenant ID, Profileinstellungen, Passwort (verschlüsselt)/Anmeldename;
Zusätzlich bei Lehrkräften / nicht-unterrichtendem Personal:
unterrichtete Fächer/Kurse, unterrichtete Klassen, Gruppenzugehörigkeit (z. B. Fachschaft), Protokollierung der Nutzung (kurzfristige Aufbewahrung)
Soweit personenbezogene Daten im Auftrag der Schule von der Firma co.Tec GmbH verarbeitet werden, findet diese grundsätzlich innerhalb der EU statt.
- Microsoft Ireland Operations, Ltd. One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521.
Microsoft speichert die folgenden „ruhenden“ Daten auf Servern nur innerhalb der Europäischen Union:
- E-Mail-Postfachinhalte (E-Mail-Text, Kalendereinträge und Inhalt von E-Mail-Anhängen),
- SharePoint Online-Websiteinhalte und die auf dieser Website gespeicherten Dateien sowie
- Dateien, die auf den Cloudspeicher OneDrive for Business hochgeladen wurden.
Im Übrigen können Kundendaten und personenbezogene Daten, die Microsoft im Auftrag der Schule verarbeitet, auf der Basis der EU-Standardvertragsklauseln auch in Länder außerhalb der Europäischen Union („Drittstaaten“, z. B. USA) übermittelt werden, um die Onlinedienste bereitzustellen.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Tritt eine Person während der Vertragslaufzeit aus einer angemeldeten Schule aus (beispielsweise durch Wegzug) und wird daher vom Schul-Admin das Nutzerkonto dieser Person entfernt, wird dieses nach 30 Tagen unwiderruflich gelöscht. Daneben gibt es die Möglichkeit, Personen direkt zu löschen. Mit Ende der zentral koordinierten Bereitstellung des Angebots werden alle Daten inklusive der Nutzer-Accounts nach einer Übergangszeit gelöscht.
Weitere Informationen
Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie sich an den Verantwortlichen sowie Datenschutzbeauftragten der Schule wenden (s. o.).
